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Comment organiser la prise des congés payés d'été
Tous les employeurs vont bientôt devoir faire face à une échéance récurrente : le départ en congés d'été de leurs salariés. À cet effet, plusieurs démarches s'imposent à eux : déterminer la durée des congés payés acquis par leurs salariés, organiser l'ordre des départs en congés et en informer leurs salariés, mais aussi verser une indemnité aux salariés partant en congés payés.
Pour vous permettre d'accompagner au mieux les clients tout au long de ce processus, voici un rappel des principales règles en la matière.
Le calcul des droits à congés payés
L'ouverture du droit à congés payés
Pour qu'un salarié ait droit à des congés payés, il faut qu'il justifie avoir été occupé chez un même employeur pendant un temps équivalant à un minimum de 10 jours de travail effectif au cours d'une période dite de référence. Cette période de référence, pendant laquelle le salarié acquiert des droits à congés payés, est fixée par le Code du travail du 1er juin de l'année civile précédente au 31 mai de l'année en cours (donc du 1er juin 2009 au 31 mai 2010 pour cette année). Toutefois, pour les entreprises affiliées à une caisse de congés payés (secteurs du bâtiment et des travaux publics ou des spectacles, par exemple), cette période de référence court du 1er avril au 31 mars de l'année suivante. En outre, un accord d'entreprise ou d'établissement aménageant le temps de travail sur l'année peut parfaitement décaler la période de référence (par exemple, du 1er janvier au 31 décembre d'une même année).
À noter
les salariés en contrat à durée déterminée et les intérimaires ne sont pas liés à cette exigence de 10 jours de travail effectif. Ainsi, lorsqu'ils n'ont pas pris leurs congés payés avant la fin de leur contrat, ils ont droit à une indemnité compensatrice de congés payés, quelle qu'ait été la durée de leur travail.
Le nombre de jours acquis
Le 31 mai est une date butoir : c'est à cette date que l'employeur peut en principe calculer les congés définitivement acquis par ses salariés. En pratique, chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois travaillé pendant la période de référence, soit en principe entre le 1er juin 2009 et le 31 mai 2010, les salariés à temps partiel ayant les mêmes droits que les salariés à temps plein. Autrement dit, un salarié qui a travaillé pendant ces 12 mois a donc droit à 30 jours ouvrables de congés payés (ou à 25 jours ouvrés).
Précision
le Code du travail calcule les jours de congés acquis au cours de la période de référence en jours de congés « ouvrables », c'est-à-dire en comptant tous les jours de la semaine, hormis le jour de repos hebdomadaire (en principe le dimanche) et les jours fériés légaux non travaillés dans l'entreprise. Beaucoup d'entreprises préfèrent toutefois comptabiliser les jours de congés payés en jours « ouvrés », c'est-à-dire en comptant seulement les jours travaillés dans l'entreprise (du lundi au vendredi en règle générale). Ce mode de calcul alternatif est accepté par les tribunaux à condition qu'il ne désavantage pas le salarié.
Attention, certaines conventions collectives prévoient toutefois des durées de congés payés plus importantes. Et la loi accorde également des jours de congés supplémentaires dans certains cas (par exemple pour les mères de famille et les apprentis âgés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente).
À noter
la durée des congés payés acquis doit toujours correspondre à un nombre entier de jours. Aussi, il faut, le cas échéant, arrondir le nombre de jours de congés obtenu au nombre entier supérieur. Exemple : un salarié qui travaille 3 mois entre le 1er juin 2009 et le 31 mai 2010 acquiert 7,5 jours de congés (2,5 x 3). Grâce à la règle de l'arrondi, il a automatiquement droit à 8 jours de congés payés.
Le nombre de jours de congés payés est normalement acquis en tenant compte de la durée de travail effectif réalisé au cours de la période de référence. Cependant certaines périodes non travaillées y ouvrent également droit, comme les périodes de suspension du contrat de travail pour maternité, accident du travail ou maladie professionnelle (d'une durée d'un an au plus), ou encore celles correspondant aux congés payés de l'année précédente. En outre, certaines conventions collectives peuvent assimiler d'autres périodes d'absence à du travail effectif (la maladie non professionnelle, par exemple).
Les congés par anticipation
Si les salariés lui demandent, l'employeur a la possibilité de leur accorder des congés payés par anticipation, sans même attendre la fin de la période de référence.
Ainsi, un salarié présent dans l'entreprise depuis le 1er avril 2010 pourra, par exemple, prendre 10 jours ouvrables de congés au mois d'août 2010.
La prise des congés payés
La période de prise des congés
Les salariés sont autorisés à prendre leurs congés payés, chaque année, pendant une période généralement fixée par la convention collective applicable à l'entreprise ou, à défaut, par l'employeur lui-même. Dans ce dernier cas, l'employeur doit fixer cette période en tenant compte des usages et après consultation, lorsqu'il y en a, des représentants du personnel.
Attention
à défaut de consultation des représentants du personnel, l'employeur s'expose à une amende de 1 500 € (portée à 7 500 € pour les personnes morales), qui peut être doublée en cas de récidive.
En tout état de cause, la période de prise des congés doit obligatoirement comprendre la période du 1er mai 2010 au 31 octobre 2010. Sachant que, le plus souvent, les employeurs choisissent de l'étendre sur toute l'année de façon à favoriser l'étalement des congés.
Et attention, sauf accord de l'employeur ou stipulation particulière de la convention collective applicable, les jours de congés non pris au cours de cette période sont en principe perdus. Ainsi, un salarié ne peut pas reporter tout ou partie de ses congés sur l'année suivante ni prétendre à une indemnité compensatrice.
À noter
inversement, l'employeur ne peut pas imposer à un salarié le report de tout ou partie de ses congés payés en raison de la survenue d'un travail supplémentaire ou exceptionnel.
La durée des congés
Tout salarié doit pouvoir prendre un congé en principe d'au moins 12 jours ouvrables en continu au cours de la période de prise du congé. Son congé d'été peut ainsi être pris en plusieurs fois à condition qu'une fraction au moins comporte 12 jours ouvrables de congés.
Parallèlement, la durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables. Du coup, la 5e semaine de congés payés est prise à un autre moment.
Précision
un congé unique de 5 semaines peut toutefois être accordé à certains salariés notamment aux salariés étrangers ou originaires des Dom-Tom.
Le calendrier des départs en congés
À moins que la convention collective applicable à l'entreprise ne fixe un ordre des départs, c'est à l'employeur qu'il revient de fixer la date de départ en congés de ses salariés, après avoir consulté, s'il y en a, les représentants du personnel.
Attention
là encore, à défaut de consultation des représentants du personnel, l'employeur s'expose à une amende de 1 500 € (portée à 7 500 € pour les personnes morales), qui peut être doublée en cas de récidive.
À cet effet, si les départs sont organisés par roulement, l'employeur doit tenir compte pour fixer l'ordre et la date des départs :
- de la situation de famille du salarié ;
- de son ancienneté ;
- des possibilités de congés du conjoint ;
- d'éventuelles activités chez d'autres employeurs.
Remarque
les conjoints et partenaires de Pacs travaillant dans la même entreprise doivent obtenir des congés simultanément.
Mais il est également possible de fermer l'entreprise et d'imposer à tous les salariés de partir pendant cette période de fermeture. Dans ce cas, il faut consulter les représentants du personnel avant d'en fixer les dates. Et si la période de fermeture est inférieure à 4 semaines, l'accord des délégués du personnel ou, à défaut, celui de chaque salarié, est requis dans la mesure où l'entreprise fractionne le congé principal.
À noter
les salariés qui n'ont pas acquis suffisamment de jours de congés pour toute la période de fermeture de l'entreprise doivent être indemnisés au titre du chômage partiel. À cet effet, l'employeur doit transmettre une demande d'indemnisation des salariés à la direction départementale du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle.
L'information des salariés
L'employeur doit d'abord informer ses salariés collectivement de la période des congés payés au moins 2 mois avant son ouverture, c'est-à-dire au plus tard le 1er mars si elle débute le 1er mai.
Il doit ensuite informer individuellement ses salariés de la date de leur départ en congés, au moins un mois à l'avance, par courrier ou note de service, et afficher le planning des départs en congés dans les locaux de l'entreprise.
Sachant que la date des congés payés ne peut pas être modifiée par l'employeur ni par le salarié, dans le mois précédant la date prévue, sauf circonstances exceptionnelles (la mise en redressement judiciaire de l'entreprise, par exemple).
Précision
l'employeur qui, sans justifier de circonstances exceptionnelles, modifie la date de départ en congés d'un salarié moins d'un mois à l'avance peut ainsi être condamné, le cas échéant, à indemniser le préjudice subi par le salarié du fait du non-respect du délai de prévenance. Étant précisé que ce délai s'apprécie à la date où le salarié reçoit la lettre l'informant de la modification de ses dates de congés et non pas à la date d'envoi de cette lettre.
La rémunération des congés payés
Le calcul de l'indemnité
Pendant ses congés payés, le salarié a droit à une indemnité qui peut être calculée de deux façons différentes :
- soit une indemnité égale au 1/10 de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence ;
- soit une indemnité égale au montant de la rémunération qui aurait été perçue par le salarié pendant la période des congés s'il avait continué à travailler.
En pratique, c'est le mode de calcul le plus avantageux pour l'intéressé qui doit être retenu. L'employeur doit donc comparer les deux méthodes pour appliquer la plus favorable au salarié.
Le versement de l'indemnité
L'indemnité n'est en principe versée qu'à l'issue du congé du salarié. Cependant, certaines conventions collectives prévoient que le paiement des indemnités de congés payés intervient au moment du départ en congés. En outre, il apparaît souvent plus pratique pour les entreprises de conserver la périodicité mensuelle du versement des salaires afin que la période des congés payés ne vienne pas perturber la gestion de la paie.
En pratique
le bulletin de paie doit indiquer le montant de l'indemnité de congés payés ainsi que la durée des congés payés à laquelle elle correspond. L'administration tolérant cependant que l'indemnité n'apparaisse pas de façon distincte lorsqu'elle est calculée selon la méthode du maintien du salaire.
Article du 12/05/2010 - © Copyright SID Presse - 2010
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