Souvent confondues, les opérations de sauvegarde et d’archivage n’ont pas la même finalité. Il convient donc de bien les distinguer.

La sauvegarde

Sauvegarder des données est une opération qui consiste à en faire une copie afin de pallier leur éventuelle destruction totale ou partielle (vol ou perte d’un ordinateur, panne d’un serveur, suppression ou modification accidentelle d’un fichier…). Seules les informations qui sont nécessaires au fonctionnement de l’entreprise doivent être sauvegardées.

L’archivage

L’archivage, en revanche, n’est pas une opération de copie. Il s’agit de transférer, du système informatique vers d’autres supports, les données que l’entreprise souhaite ou doit conserver (factures, contrats…) sur une longue période. Ce qui signifie que, contrairement aux données sauvegardées, les données archivées ne sont plus présentes sur les disques durs des ordinateurs (stations fixes et portables ou serveurs de réseau) de l’entreprise. Pour les consulter, il est donc nécessaire d’accéder aux supports d’archivage sur lesquels elles se trouvent et, le plus souvent, d’exécuter une opération de restauration pour les décompresser ou les décrypter. Une procédure contraignante qui fait que seules les informations dont l’entreprise n’a pas besoin au quotidien doivent être archivées.

À noter : les opérations de sauvegarde comme d’archivage ne concernent que les données (textes, données chiffrées, images, vidéos, courriels…). Les programmes informatiques et autres logiciels, en revanche, n’ont pas vocation à être sauvegardés ou archivés.

Les outils utilisés pour réaliser les sauvegardes doivent permettre un accès simple et rapide aux données. On privilégiera donc des supports sur lesquels les informations ne seront pas compressées et donc directement lisibles. Il est possible de réaliser des sauvegardes sur des disques durs externes, des clés USB, ou encore en ayant recours à des prestataires extérieurs offrant des espaces de stockage de données en ligne (cloud).

Quant aux données archivées, leur volume peut être très important. Dans ce cas, pour être en mesure de retrouver les informations dont on a besoin, il est nécessaire de recourir à des outils d’archivage dédiés offrant des systèmes d’indexation. Ces outils, le plus souvent des logiciels associés au module d’enregistrement (un lecteur de bandes magnétiques en général), ont pour vocation de recenser l’ensemble des données archivées. L’index qu’ils établissent et actualisent après chaque opération d’archivage permet de classer les données archivées (date, type, nom…) et ainsi de les retrouver plus rapidement (sur quel support ? dans quel répertoire ?).

Par ailleurs, comme ces données sont rarement utilisées, il est conseillé de les compresser, ce qui permet de réduire le volume nécessaire pour leur archivage. Pour archiver, il est aussi possible de recourir à des prestataires extérieurs (cloud) ou d’utiliser des supports de stockage classiques (CD, DVD, bande magnétique…)

Les opérations de sauvegarde doivent être réalisées régulièrement afin que la copie soit la plus à jour possible au cas où elle devrait servir à remplacer ou à corriger une erreur sur un fichier présent sur les stations de travail de l’entreprise. Sur ce dernier point, il convient de préciser l’importance de disposer de plusieurs copies de la base de données originale.

En effet, la tentation première, dans la mise en place d’un processus de sauvegarde, est de ne réaliser qu’une seule copie qui sera mise à jour à chaque opération (on écrase ainsi à chaque sauvegarde la copie existante).

Le risque que présente une telle méthode est de compromettre ses chances de pouvoir restaurer une base exempte d’erreurs.

En effet, l’existence d’un fichier corrompu (modifié ou détruit par erreur, par exemple) ou la présence d’un virus n’est pas toujours simple à déceler. Dès lors, si l’on recopie une base endommagée sans s’en rendre compte et que l’on ne dispose que d’une seule version de la base sauvegardée, sa restauration n’aura plus d’intérêt. Aussi est-il impératif de détenir plusieurs versions de la base de données.

Par exemple, en réalisant une copie par jour (lundi, mardi, mercredi, jeudi) et une de plus par semaine (semaine 1, semaine 2…), il est possible de revenir un mois en arrière avec moins de dix copies différentes et ainsi d’augmenter ses chances de disposer d’une base de données au sein de laquelle il sera possible de retrouver une version « saine » des données que l’on souhaite restaurer.

Parmi les autres règles de prudence à respecter, on peut également rappeler de ne pas laisser, dans les mêmes locaux, les données originales et leurs sauvegardes (en cas de vol, d’incendie…), de régulièrement régénérer les fichiers sauvegardés et archivés pour vérifier qu’ils restent lisibles (erreur pendant la copie ou support défectueux) et enfin de veiller à remplacer régulièrement les supports utilisés. Concernant les données archivées, elles doivent aussi être présentes sur au moins deux supports différents stockés dans deux endroits différents

Article du 30/09/2013 - © Copyright Les Echos Publishing - 2013